회의 준비자는 선택적인 임원 역할로, 회의가 매끄럽게 흘러가도록 하는 데에 필요한 모든 상세 사항을 담당합니다. 세부 사항은 회의 준비자 역할에서 열람하실 수 있으며, 해당 역할은 다른 단체의 회의 준비 역할(Sergeant-at-arms)과 비슷합니다. 회의 준비자 자리를 회의마다 매번 다른 사람이 맡는 역할로 할지, 아니면 클럽 임원 중 하나로 정해둘지는 각 클럽이 결정할 부분입니다. 이 역할이 맡은 일들 대부분이 예를 들면 회의 전에 회의장이 준비됐는지 확인하거나 회의 끝나고 회의장을 정리하는 등 "보람 없는" 활동이기 때문에, 고정된 임원 역할을 두기보다 매번 다른 사람이 역할을 수행하도록 하는 것을 추천합니다.